No âmbito do Protocolo de Afetação permanente estabelecido entre o IVDP, IP e o Museu do Douro, foi incorporado um organizador de correspondência em metal, de marca Yawman and Erbe Mfg. Co..

O conjunto é composto por três arquivadores “Y and E Card”, que, à época, constituía um dos sistemas mais avançados para catalogar informação. Composto por módulos de treze gavetas cada, no seu interior eram colocadas fichas datilografadas com o sumário da correspondência, organizadas por assuntos, ordenados alfabeticamente entre os três módulos.

Este objeto, certamente afeto a um serviço dentro da estrutura do IVP, permitia a cada passo aceder à informação trocada com os diferentes interlocutores de acordo com os assuntos elencados.

Num tempo sem digitalização de informação, este organizador era a “base de dados” mais fiável para uma rápida gestão da informação.